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在國際上，一些重大的國際會議往往會給主辦者帶來巨大的政治利益甚至經濟利益，提髙主辦者的國際地位。如1999年享譽全球的“《財富》論壇”選擇在中國上海舉行，說明整個世界看好我國的政治穩(wěn)定和經濟發(fā)展，同時也給上海向世界展示國際大都市的形象創(chuàng)造了極好的機會。正因為如此，許多國家都積極申辦一些重要的國際性會議，從某種意義上說，國際會議的申辦已經成為國際政治較量和經濟競爭的焦點之一。

從國內情況來看，越來越多的政府機關和企業(yè)在確定一些重要會議活動的地點時，是否能從舉辦地獲得最佳的政治、經濟和社會效益。

(1)突出會議的主題。都江堰活動策劃公司提出現(xiàn)代會議地點的選擇不僅要考慮是否能夠容納會議的人數(shù)這些簡單的問題，更重要的是考慮這一地點能否突出會議的主題、提高會議的效果并有利于實現(xiàn)會議的目標。具體而言可以采取以下幾種辦法：

①選擇在創(chuàng)造經驗和發(fā)生事故的現(xiàn)場舉行會議，通過現(xiàn)場觀摩和查看，使與會者產生深刻的印象。

②在工作現(xiàn)場召開辦公會議或協(xié)調性會議，當場解決執(zhí)行過程所遇到的問題，以促進會議的有序進行。

③選擇與會議主題密切相關的歷史性地點，使會議更具有教育意義和紀念意義，如在烈士犧牲的現(xiàn)場舉行追認、追悼大會，選擇一些歷史事件的遺址舉行紀念性會議等。

(2)營造良好的會議氣氛。都江堰活動策劃公司提出會議地點最佳選擇還會對會議的氣氛產生良好的影響。據參加會議的中國外經貿部副部長龍永圖說，周莊是一個歷經千年滄桑的古鎮(zhèn)，依然保存著“小橋、流水、人家”的典型水鄉(xiāng)風貌，已被聯(lián)合國科教文組織列人世界文化遺產保護預備名單。選擇周莊作為APEC貿易部長會議另一個會址，一方面可以向世界顯示:一個國家在積極參與經濟全球化和對外開放的同時，仍然可以很好地保留民族文化、民族傳統(tǒng)和民族的價值觀念;另一方面，在美麗的周莊開會，氣氛很輕松，在這樣的氛圍中討論比較重大和困難的問題，可以更容易達成一致。龍永圖的話不無幽默，但這次會議的選址，對于營造良好的會議氣氛無疑具有深刻的影響。

2.策劃會議地點應當綜合考慮的幾個具體問題

(1)會議的舉行地是否具有足夠的接待能力，如舉行大型會議必需的場館、道路交通設施等。

(2)會場是否適中，會場過大或太小都會影響會議的氣氛和效果。

(3)保密會議的場館是否符合保密的要求。

(4)會議的場館是否能夠確保安全。

(5)會場內的設備是否能夠滿足會議的實際需要。

(6)會議舉行地是否具備必要的通信設施以滿足新聞采訪和報道及時性的要求。

(7)交通是否方便，與會者是否能順利抵達。會場與住宿的賓館之間、主會場與分組討論的會場之間的距離要盡可能短。

(8)環(huán)境是否適宜。會場的環(huán)境包括空氣質量、氣候影響、噪聲大小等因素。應當盡量選擇氣候適宜、環(huán)境幽靜的會場，保證會議取得滿意的效果。

(9)規(guī)格是否適當。都江堰活動策劃公司提出會場規(guī)格主要體現(xiàn)在會場的裝潢水平、設施和服務功能上，直接影響會議經費的支出。要切實從會議本身需要出發(fā)和依據經費預算來確定會場的規(guī)格，提倡節(jié)約簡樸，反對奢侈鋪張。

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